Vergadering

Een vergadering is een bijeenkomst van een commissie of het bestuur van de Sleutelstam waarbij op officiële wijze onderling overleg plaatsvindt. Het onderscheidt zich van een opkomst doordat een vergadering niet openbaar toegankelijk is. Een vergadering vindt meestal plaats bij iemand thuis en vooraf kan er gekookt worden. Een bestuursvergadering wordt afgekort tot BV. Wat er gezegd wordt in een vergadering wordt bijgehouden in notulen.

Voorbereiding

Van tevoren wordt een datum afgesproken waarop de vergadering plaatsvindt. De voorzitter stelt een agenda op, met daarin vermeld wat er besproken gaat worden en in welke volgorde.

Eten

Net als bij een opkomst of borrel kan er van tevoren gezamenlijk gegeten worden. Iemand van de aanwezigen doet dan boodschappen. Wanneer de gastheer/-vrouw dit wenst, wordt er na het eten gezamenlijk afgewassen.

Vergadering

Aan het begin van de vergadering wordt er gekeken wie er aanwezig is en wordt de agenda vastgesteld. Punten die daarna nog op de agenda gezet worden, komen aan het einde terecht bij de w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt). Na de w.v.t.t.k. volgt meestal nog een rondvraag en wordt de vergadering weer gesloten. De secretaris notuleert gewoonlijk de vergaderingen. In afwezigheid van de secretaris of om andere redenen kan dit ook door een ander (bestuurs)lid gebeuren.

Daarna

De notulen worden in de Google Drive opgeslagen en gedeeld met de nodige leden. Eventueel wordt er een datum gepland voor een vervolgvergadering.